Aufgabenstellung
Bei Emil Löffelhardt war das Wissensmanagement lange Zeit unstrukturiert und aufwendig: Dokumentationen entstanden händisch, ohne einheitliche Vorlagen, und waren an unterschiedlichen Orten abgelegt – etwa auf lokalen Laufwerken oder in weiteren, voneinander getrennten Ablagen. Einen zentralen, einheitlichen Zugang zu den Inhalten, einen sogenannten Single Point of Content, gab es nicht. Der bestehende Prozess war kompliziert und mit hohem Aufwand und geringer Nachhaltigkeit verbunden.
Vor diesem Hintergrund setzte sich Emil Löffelhardt das Ziel, ein strukturiertes, einheitliches und unternehmensweit nutzbares Wissensmanagement aufzubauen – zugleich als gezielte Vorbereitung auf die für 2027 geplante Umstellung auf SAP S/4HANA.
Parameter
- Branche: Elektrotechnischer Großhandel
- Projektdauer: Seit Juni 2024
- Projekttitel: Wissensmanagement
- Anzahl Autoren: 20
- Anzahl End-User: 650
- Applikationen: SAP R/3, Microsoft 365
- Geplante Applikationen ab Ende 2027: SAP S/4HANA, Personal- und Ausbildungsportal
Lösung & Ergebnis
Bei der Auswahl des passenden Tools war für Emil Löffelhardt vor allem eine hohe SAP-Kompatibilität entscheidend, verbunden mit einer schlanken Infrastruktur und einer unkomplizierten Implementierung. Diese Anforderungen erfüllte datango, weshalb sich das Unternehmen für die vollständige datango Performance Suite entschied – bestehend aus Creator, Collaborator und Live!. Der Projektstart erfolgte im Juni 2024.
Noch vor der eigentlichen Content-Erstellung bereiteten sich die Autorenteams strategisch auf das Projekt vor: Gemeinsam wurde ein Schulungskonzept entwickelt und ein Strategietag durchgeführt, um alle Beteiligten auf einen einheitlichen Wissensstand zu bringen. Inhaltlich lag der Fokus zunächst auf Content zu SAP R/3 und Microsoft, um eine belastbare Wissensbasis aufzubauen und die Autorenteams zugleich schrittweise auf künftige SAP-S/4HANA-Inhalte mit datango vorzubereiten.
Die Content-Erstellung selbst erfolgt in den jeweiligen Fachbereichen: Das Administrations-Team verantwortet die Inhalte für Microsoft Teams und Outlook, während geschulte Autorinnen und Autoren aus dem SAP-Bereich die entsprechenden SAP-Inhalte erstellen.
Im April 2025 ging das MediaCenter offiziell live und bildet seither den zentralen Zugangspunkt für alle Dokumentationen. Im Februar 2026 folgte mit dem Rollout von datango Live! ein weiterer wichtiger Schritt: Seitdem stehen die Inhalte den Mitarbeitenden auch direkt im jeweiligen Arbeitskontext zur Verfügung.
KI @ datango
Mit der wachsenden Anzahl an SAP-Dokumentationen rückte auch die effiziente Erstellung der dazugehörigen Beschreibungen stärker in den Fokus. Diese wurden zunächst weitgehend händisch verfasst – ein Aufwand, der mit zunehmendem Umfang der Wissensbasis spürbar zunahm.
Als datango mit SmartDescribe ein KI-Tool zur automatisierten Beschreibungserstellung vorstellte, testete Emil Löffelhardt die Lösung und erkannte schnell den praktischen Nutzen. Seitdem werden die Beschreibungen für die Dokumentationen themenspezifisch passend und KI-gestützt generiert. Die aufwendige manuelle Formulierung entfällt, wodurch sich der gesamte Erstellungsprozess deutlich beschleunigt. Ebenso wichtig war für Emil Löffelhardt die Einheitlichkeit, die SmartDescribe in der Beschreibungserstellung sicherstellt. Da sich der zugrunde liegende Prompt individuell anpassen lässt, blieb dabei ausreichend Flexibilität erhalten.
Für Emil Löffelhardt bedeutet der Einsatz von SmartDescribe vor allem eine spürbare Zeitersparnis bei einem Arbeitsschritt, der im Wissensmanagement regelmäßig anfällt.
Auch für die Zukunft sieht Emil Löffelhardt weiteres Potenzial für den Einsatz von KI im Wissensmanagement – etwa bei der automatischen Erstellung von Schlagwörtern, einer intelligenteren Content-Suche oder der Integration unternehmensinterner KI in datango Live!. Solche kundennahen Weiterentwicklungen sind bei datango grundsätzlich Teil des gemeinsamen Austauschs: Neue Anforderungen von Kunden fließen in die kontinuierliche Weiterentwicklung der Lösungen mit ein.
Kundenkurzporträt
Die Emil Löffelhardt GmbH & Co. KG zählt zu den führenden elektrotechnischen Großhändlern in Süddeutschland. Das 1906 in Stuttgart gegründete Familienunternehmen wird heute in vierter Generation geführt und ist mit 21 Standorten in Baden-Württemberg und Nordbayern vertreten.
Als Vollsortimenter verbindet Emil Löffelhardt 120 Jahre Erfahrung mit einer klaren Zukunfts- und Innovationsorientierung. Das Unternehmen bietet Kunden aus Fachhandwerk, Fachhandel, Industrie und öffentlicher Hand ein umfassendes Leistungsspektrum – von elektrotechnischen Produkten über persönliche Beratung und prozessorientierte Services bis hin zur kompletten Projektabwicklung.
TOP 3 PROJECT SUCCESS FACTORS
- Zeit- und Kostenersparnis bei der Content-Erstellung
- Einheitliches Wissensmanagement mit zentralem Single Point of Content
- Prozesse unternehmensweit einheitlich darstellen und schulbar machen
Kundenfeedback
„datango ermöglicht uns eine effiziente Dokumentationserstellung mit einem guten interaktiven Lernansatz. Die KI-Integration mit datango SmartDescribe erleichtert uns den finalen Schritt der Content-Bereitstellung spürbar. Beschreibungen lassen sich deutlich schneller erstellen. Für uns bedeutet das vor allem eine große Zeitersparnis und weniger manuellen Aufwand im Arbeitsalltag.“
Lukas Wunsch, Systemadministrator IT Operation
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