Der Einsatz von Wissensmanagement im Unternehmen

Gutes Wissensmanagement gewährleistet, dass Individualwissen ausfindig gemacht, dokumentiert und verteilt wird – schließlich schlummert in Ihren Mitarbeitern jede Menge Expertenwissen, was Ihr Unternehmen signifikant vorbringen könnte, wenn es allen zur Verfügung stände.

Neben der Einführung einer zentralen Wissensplattform, stehen wachsende Unternehmen dabei vor der Aufgabe, die zunehmende Anzahl an Mitarbeitern, Abteilungen und Standorten zu koordinieren. Fehlt hierbei ein zentrales Wissensmanagement, das allen Beteiligten als Basis dient, wird riskiert, dass eigene Prozesse und Abläufe entwickelt werden. Dies kann zu großen Missverständnissen und Problemen führen, indem z.B. normkonforme Prozesse aufgeweicht oder schlimmstenfalls versehentlich vergessen werden und somit der Workflow gefährdet wird.
Daher ist ein einheitliches Wissensmanagement unabdingbar, damit alle Akteure darauf zurückgreifen können und ihre eigenen Vorgänge mit dem Firmenstandard vergleichen können, sodass gleichzeitig die Selbstständigkeit als auch die Einhaltung von wichtigen Prozessen unternehmensweit garantiert wird. Schließlich können alle Mitarbeiter, Abteilungen und Standorte ihr Wissen miteinander teilen, voneinander lernen und zum Unternehmenserfolg beitragen.

Wird Wissen zentral organisiert und ansprechend aufbereitet, werden sich Ihre Mitarbeiter dazu eingeladen fühlen, sich eigenverantwortlich in neue Wissensgebiete einzuarbeiten. So qualifizieren diese sich weiter und Ihr Unternehmen erhält Zugriff auf neue Kompetenzen, was Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft.

Im Hinblick auf die Fluktuationsrate, gefährdet man ohne ein erfolgreiches Wissensmanagement, dass das wichtige Expertenwissen bei einem Mitarbeiterwechsel abwandert, wodurch Prozesse verzögert werden können.
Mit den richtigen Wissensmanagement-Tools hingegen wird der Verlust abgeschwächt, da das Wissen der Mitarbeiter abgespeichert wurde und ggf. wieder abgerufen werden kann, sodass wichtige Informationen und Abläufe nicht verloren gehen und für Nachfolger leichter reproduzierbar sind. So können mögliche Ausfallkosten im Unternehmen minimiert werden.

Ein ausschlaggebender Vorteil ist, dass notwendige Informationen den Mitarbeitern schneller zur Verfügung stehen und bei digitalem Wissensmanagement jederzeit sowie von überall abgerufen werden können. Dies erweist sich besonders für Unternehmen, die über verschiedene Standorte verfügen oder Home-Office anbieten, als hilfreich. Egal ob langjährige Führungskraft oder neuer Mitarbeiter, egal ob aus dem Büro oder Home-Office – allen Mitarbeitern wird ortsunabhängig und sicher Zugang zu unternehmensspezifischem Wissen gegeben. Und das, ohne Informationen umständlich zusammensuchen zu müssen.

Egal ob tätigkeitsspezifische Fragen wie Unternehmensabläufe, Produktfragen oder einfach die Bedienung des neuen Computers – ständig verbringen Mitarbeiter viel Zeit mit der aufwändigen Suche nach Informationen, sei es in den eigenen Unterlagen, bei Kollegen oder im Internet. Dies hat zur Folge, dass die Effizienz sinkt.
Ein strukturiertes Wissensmanagement minimiert nicht nur den Aufwand der Recherche, sondern verhindert das Risiko fehlerhafter Informationen, indem Mitarbeiter durch eine einfache Suche in der Unternehmens-Wissensplattform alle Antworten schnell und in einer angemessenen Form finden können. Dabei werden vor allem Doppelarbeiten vermieden, da einmal gefundene Antworten für alle verfügbar am selben Ort dokumentiert werden, anstatt dass unterschiedliche Mitarbeiter parallel nach bestimmten Lösungen suchen müssen. So wird mehr Sicherheit und ein effizienterer Arbeitsalltag gewährleistet.

Mitarbeiter sehen sich mit einer immer größer werdenden Anzahl an Anwendungen, Bedingungen und Prozessen konfrontiert, die sich auch innerhalb einer Branche stetig verändern. Wichtig ist, dass diese schnellstmöglich im Unternehmen umgesetzt werden – dies ist ohne Wissensmanagement jedoch eine große Herausforderung, da oft etliche Briefings und Meetings mit den Mitarbeitern notwendig sind, um sie über die Änderungen zu unterrichten.
Mit einer zentralen Wissensquelle treten solche Probleme deutlich seltener auf, da das Wissen innerhalb des Systems leicht "aktualisiert" und Abläufe geordnet dargestellt werden können. Viel mehr behalten Mitarbeiter auch bei spontanen Änderungen immer den Überblick und riskieren es nicht, den Prozess auf die veraltete Weise umzusetzen. So gewährleisten Sie als Unternehmen nicht nur den Wissenserwerb, sondern auch die Wissensentwicklung.

Ohne ein effektives Wissensmanagement sind neue Mitarbeiter vollkommen auf ihre Kollegen angewiesen, wodurch diese meist stark beansprucht werden. Dabei stellt sich die Einarbeitung als besonders schwierig heraus, wenn die neue Stelle nicht frühzeitig neu besetzt werden konnte und die neue Arbeitskraft sich das gesamte erforderliche Wissen selbstständig und somit mühsam erarbeiten muss.
Wissensmanagement bietet hier einen immensen Mehrwert, da die neuen Mitarbeiter auf eine zentrale Datenbank zurückgreifen können und z.B. über eine zielgerichtete Suche alle wichtigen Informationen nachlesen können oder mittels Erklärvideos geschult werden. Kollegen müssen nicht mehr alle Grundlagen erklären, sondern können auf entsprechende Inhalte verweisen und somit Ressourcen einsparen.
Wissen bleibt demnach für Nachfolger erhalten und es steigert sich sowohl die Qualität und auch die Geschwindigkeit des Onboardings. Gleichzeitig sinkt die Unsicherheit nach der Einarbeitung, was zu einem verstärkten Employee Enablement führt.