Anwenderhandbücher erstellen – die Vorteile

Unternehmensprozesse zu dokumentieren muss nicht bedeuten, jeden einzelnen Schritt händisch aufzuschreiben und Stunden Ihrer wertvollen Zeit damit zu verschwenden, alles auf dem neusten Stand zu halten.
datango erledigt diese Aufgabe für Sie und erstellt eine Schritt-für-Schritt-Anleitung während Sie den gewünschten Prozess ganz normal ausführen. So erhalten Sie nicht nur eine umfangreiche, verständliche Prozessdokumentation, sondern gleichzeitig auch ein ready-to-use Anwenderhandbuch.

In unserem Blogartikel verraten wir Ihnen, was genau das damit gemeint ist und wie sie von, meist unterschätzen, Anwenderhandbücher profitieren können.

Gelungene Software Dokumentationen mit datango

Mit unserem datango creator können Sie jegliche Software Applikationen aufzeichnen und umfangreiche Schritt-für-Schritt-Anleitungen für beliebig viele Endnutzer automatisiert erstellen, die auch wirklich verstanden werden:

Dazu führt der Ersteller den zu dokumentierenden Ablauf am PC durch und schon nimmt datango im Hintergrund automatisch jeden Klick auf, wobei sich der Anwender ohne Unterbrechung auf die Aufgabe konzentrieren kann und die Aufzeichnung nicht wiederholen muss. Daraufhin werden alle Schritte in einem Dokument mit Screenshots, kurzen Erklärungstexten sowie wichtigen Markierungen zusammengefasst und auf Knopfdruck in über 40 Sprachen übersetzt. Die erstellte Anleitung kann bei Bedarf im Nachhinein kinderleicht bearbeitet werden und anschließend in verschiedenen Formaten exportiert werden – egal Sie SAP, MS Office oder Eigenentwicklungen nutzen.

Mit unserem standardisierten Dokumentationsprozess müssen Sie nie wieder manuell dokumentieren und profitieren von bis zu 80% weniger Zeitaufwand beim Erstellen von Dokumentationen, Zeit und Energie die Sie anderweitig sinnvoll nutzen können.

Dabei erhöhen Sie vor allem die Chance eines erfolgreichen Software-Rollouts – schließlich lohnt sich die Investition von neuen Softwaresystemen nur, wenn Mitarbeiter diese auch nachvollziehen und anwenden können.

Von der Software Dokumentation zum Anwenderhandbuch

Wir raten unseren Kunden in der Strategieberatung stets aktiv dazu, dieses mit zu erstellen und somit alle Ressourcen im Unternehmen effektiv zu nutzen. Gerade weil Unternehmens-Software wie SAP und Eigenentwicklungen nicht stark individualisiert sind, ist es wichtig, dass jede Firma ein eigenes Handbuch erstellt, um ihre internen sowie externen Prozesse erfolgreich zu organisieren.

Doch wieso Wochen damit verbringen, mühsam und umständlich mittels Snipping-Tools und handgeschriebenen Anweisungen in Word oder PowerPoint Anwenderhandbücher zu erstellen, wenn Sie diese bei datango automatisch dazu bekommen? Der datango creator ist nicht nur das ideale Tool für die Dokumentationserstellung, sondern auch gleichzeitig der Startschuss für ein gelungenes Anwenderhandbuch, denn hier wird die Dokumentation aller unternehmensrelevanten Prozesse vereint.

Das Beste daran? Es entsteht bereits nach einer einzigen Aufzeichnung und ist somit quasi ein sofortiges Zusatzprodukt, das aber leider viel zu oft vergessen wird.

Anwenderhandbücher sind dabei ein wichtiges Element innerhalb des Wissensmanagements und werden hier ganz gezielt eingesetzt, um Wissen, Prozesse und die Unternehmenskultur für alle Mitarbeiter greif- und nutzbar zu machen. Durch konsequentes Wissensmanagement werden Erkenntnisse nämlich nicht nur konserviert, sondern auch aufbereitet dem gesamten Unternehmen zur Verfügung gestellt.

Die verschiedenen Anwendungsgebiete eines Anwenderhandbuchs

Lassen Sie das Anwenderhandbuch nicht zu einem verschwendeten Abfallprodukt werden, sondern profitieren Sie von den zahlreichen Einsatzgebieten:

Ein Anwenderhandbuch kann problemlos als zusätzliches Lern-Medium genutzt werden und stellt somit eine, wenn auch selten genutzte, Ergänzung zum E-Learning dar. Gerade angesichts der verschiedenen Lerntypen, profitieren hier alle Lernenden, die es bevorzugen, ganze Prozesse zu beobachten, anstatt an einer Schulung teilzunehmen, wo z.B. vermehrt Texte eingesetzt werden. Besonders der optisch-visuelle Lerntyp bekommt also die Möglichkeit die aufzeichnete Prozessdokumentation selbstständig und in Ruhe nachzuverfolgen und sich die erforderlichen Inhalte einzuprägen, indem er eine konkrete Darstellung des Lernstoffes visualisiert. Dabei kann das Anwenderhandbuch ortsunabhängig und wiederholt fürs Lernen genutzt werden.

Sollten im Laufe einer Software-Benutzung Probleme auftreten, stellt ein Anwenderhandbuch– neben unserer kontextsensitiven Live-Hilfe – aber auch ein ideales Nachschlagewerk dar, das besonders bei seltenen Prozessen Vorteile bietet. Anstatt lange und aufwändig nach speziellen Informationen zu suchen, erhalten Nutzer nämlich eine überschaubare Auskunft und somit das nötige Knowhow. Mithilfe eines prägnanten Inhaltsverzeichnisses findet der Anwender dabei schnell die passende Antwort auf seine Frage, wodurch die alltägliche Arbeit schnellstmöglich weitergeführt werden kann.

Somit bleibt Anwendern, auch bei Prozessen die weniger geläufig sind, sowohl eine lange Recherche als auch das Risiko auf fehlerhafte Informationen erspart, da innerhalb der aufgezeichneten Dokumentation alle erforderlichen Schritte vollständig abgespeichert wurden und im Moment des Bedarfs abgerufen werden können.

Ein Anwenderhandbuch hilft nicht nur bei seltenen Prozessen, sondern auch bei denen, die konkrete „Detailinformationen“ erfordern. Neben normalen Anwendern und Lernenden, können sich auch Spezialisten einen Gesamtüberblick verschaffen und gleichzeitig gezielt nach einzelnen Themen suchen und davon profitieren, dass kompaktes Wissen modern und digital aufbereitet ist. So finden sich Nutzer auch bei komplexen Detailfragen schnell und sicher zurecht.

Die Datenmengenlange in Unternehmen wird immer komplexer und dabei sind diese Daten nicht nur die Grundlage für jede unternehmerische Entscheidung, sondern auch die Erfüllung von wichtigen Prüfungen, wie der Wirtschaftsprüfung. Ein Anwenderhandbuch bietet Wirtschaftsprüfern, welche sich mit sensiblen Rechnungs/- und Finanzfragen beschäftigen, hierbei ein praktisches Werkzeug, um den Überblick zu behalten und eine fehlerfreie Informationsbeschaffung zu sichern, die wiederum eine effiziente Analyse ermöglicht. In der ordnungsgemäßen Prozessdokumentation kann also z.B. ohne großen Aufwand überprüft werden, welche Befugnisse die verschiedenen Userrollen haben, wodurch den Wirtschaftsprüfern die tägliche Arbeit erleichtert wird. Gleichzeitig wird so auch ein gewissenhaftes Arbeiten gewährleistet.

Auch innerhalb des Prozessmanagements oder Business Process Managements (BPM) ist ein Anwenderhandbuch ein nützliches, zusätzliches Werkzeug, durch welches wichtige Unternehmensprozesse abgebildet werden. Dabei bietet ein individuelles Anwenderhandbuch die Möglichkeit, Zusammenhänge der Ende-zu-Ende-Prozesse erfolgreich sichtbar zu machen und somit zum Verständnis der Struktur beizutragen, indem ein vertiefender und übersichtliche Einblick in kollektive Unternehmensabläufe gewährt wird. Letztlich kann es dadurch für die kontinuierliche Verbesserung von Geschäftsprozessen eingesetzt werden.

Der Einsatz von Anwenderhandbüchern in Ihrem Unternehmen

Der konkrete Aufbau eines Anwenderhandbuchs ist Ihnen selbst überlassen, da es keine goldene Regel gibt. Viel mehr richtet sich der Aufbau ganz nach Unternehmen, Unternehmensbereichen, speziellen Prozessen und auch unterschiedlichen Themenbereichen.

Ebenso gibt es keinen pauschalen Ablageort, da sie ganz individuell innerhalb des Qualitäts/- oder Wissensmanagements ablegt bzw. abgerufen werden können. Je nach Unternehmen und je nach Strategie gibt es also unterschiedliche Orte, die sinnvoll sind – egal ob im E-Learning-System, SharePoint oder Archiv.

Gerne beraten wir Sie dazu!

Alle Vorteile auf einen Blick

  • Automatisch erstelltes, kostenloses Zusatzprodukt
  • Schnelle, standardisierte Dokumentation
  • Zentrale Wissensressource
  • maximale Struktur und Klarheit
  • Technische Dokumentation ist leicht aktualisierbar
  • Jederzeit und ortsunabhängig abrufbar
  • Effizientes Onboarding leicht gemacht
  • Positive Nutzererfahrung für (externe) Mitarbeiter

Anwendungshandbücher erstellen mit datango

Anwenderhandbücher ersparen Ihnen sowohl Zeit als auch Kosten, da alles automatisch erstellt wird und erweisen sich auch innerhalb des Prozessmanagements als äußerst nützlich.

Dabei erleichtern sie, neben externen Wirtschaftsprüfern, Ihren Mitarbeitern erheblich das tägliche Arbeiten und führen zu einem gesteigerten Employee Enablement.

Wenn Sie weitere Fragen zu den grundlegenden Prozessen rund um Anwenderhandbücher haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Gerne beraten wir Sie umfangreich, welche Möglichkeiten Sie haben.

Nutzen Sie gerne unser Kontaktformular oder rufen Sie uns einfach an!

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