Der Einsatz von Wissensmanagement im Unternehmen

Die gewaltigen Datenmengen eines Unternehmens – sei es in den Köpfen der Mitarbeiter, oder auf den Betriebsrechnern – machen es nötig, dass aktives Wissensmanagement betrieben werden muss.

Das erhöht nicht nur die Kompetenz der Mitarbeiter, wichtige Ressourcen werden eingespart und es kommt zu einem schnelleren Service, was einen positiven Einfluss auf die Kundenzufriedenheit des Unternehmens hat.
In unserem neuen Blogartikel erfahren Sie, welche Arten von Wissen es gibt, was genau hinter Wissensmanagement steckt und welche Vorteile sich daraus ergeben.

Definition von Wissensmanagement

Unter Wissensmanagement versteht man alle strategischen sowie operativen Tätigkeiten und Managementaufgaben eines Unternehmens, die den Umgang mit Wissen optimieren.
Wissensmanagement ist somit die methodische Einflussnahme auf die Wissensbasis eines Unternehmens, wobei darunter alle Daten und Informationen, alles Wissen und alle Fähigkeiten verstanden werden, die ein Konzern zur Bewältigung seiner vielfältigen Aufgaben hat – oder haben sollte.
Im Zuge des heutigen wissens- und innovationsorientierten Kommunikationszeitalters wird das vorhandene Wissenskapital – neben Kapital, Firmenausstattung, Rohstoffen und Mitarbeitenden – immer mehr zum entscheidenden Produktionsfaktor.

Daher wurde in vielen Unternehmen die Rolle des Chief Information Officer eingeführt, der dafür zuständig ist, dass:

  • Mitarbeiter mit wichtigen Informationen versorgt werden
  • Schulungen für Mitarbeiter konzipiert werden, damit sie optimal mit dem bereitgestellten Wissen umgehen können
  • die Informationsverarbeitung auf die Gesamtstrategie des Unternehmens abgestimmt wird und wertschöpfende Prozesse ermöglicht werden

Strategien des Wissensmanagements

Analog zu diesen beiden Polen kann man zwischen zwei grundsätzlichen Strategien des Wissensmanagement unterscheiden:
Die sogenannte People-to-Document-Strategie beabsichtigt das allgemeine Verfügbarmachen von Wissen an zentralen Standorten. Hier wird die Frage gestellt, wie leicht zugängliche Datenbanken geschaffen werden können, mit deren Hilfe sich Mitarbeiter schnell und umfassend informieren können.
Im Unterschied dazu strebt die People-to-People-Strategie die interpersonelle Vermittlung von Wissen an. Wie können also menschliche Wissensträger gewinnbringend als Multiplikatoren im Unternehmen eingesetzt werden?
Während für die People-to-Document-Strategie insbesondere Standard-Inhalte geeignet sind, da sie einen geringeren Komplexitätsgrad aufweisen und meist über eine lange Gültigkeitsdauer verfügen, bietet sich für die People-to-People-Strategie komplexeres Expertenwissen da. Dieses verändert sich häufiger und kann von einem menschlichen Instruktor individuell heruntergebrochen werden. Zudem steht dieser bei Rückfragen sofort zur Verfügung und kann Wissen schnellstmöglich nachreichen, falls sich ein Anpassungsbedarf ergeben hat.

Die Grundlage des Wissensmanagements

Als Grundlage des Wissensmanagement zählt die Wissenserfahrung. Hier sind drei Komponenten von Bedeutung:

  • Organisationsgedächtnis: Hiermit ist die eigentliche Wissenserfassung, die Wissensaufbereitung sowie die Wissensnutzung gemeint.
  • Organizational Knowledge: Dieses umfasst das gegenwartsbezogene Wissen einer Organisation, was häufig in einer Knowledge-Datenbank niedergelegt ist.
  • Organizational Learning: Hier spricht man von der Reproduktion des organisationalen Wissens, beispielsweise in Form eines internen Enterprise-Wikis.

Aufgaben von Wissensmanagement

Probst, Raub und Romhardt definieren acht wichtige Bausteine von Wissensmanagement:

Sie geben dem Wissensmanagement eine bestimmte Richtung: Was genau soll damit erreicht werden, welche Geschäftsziele können damit unterstützt werden und auf welchen Fähigkeiten soll aufgebaut werden?

Diese hat zum Ziel, Transparenz über das interne und externe Wissensumfeld eines Unternehmens zu schaffen. Gemeint sind damit relevante Daten, Ressourcen und Fähigkeiten.

Neues Wissen kann sowohl intern als auch extern durch die Rekrutierung von Experten oder die Akquisition von besonders innovativen Unternehmen erworben werden.

Die Wissensentwicklung soll gewährleisten, dass Wissen im Unternehmen gedeihen kann. Dabei ist die Weiterbildung bspw. an Workshops, Schulungen oder E-Learning-Angebote gebunden und hat zum Ziel, der eigenen Organisation einen Markt- oder Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Die Leitfrage ist hier: Wer sollte was in welchem Umfang wissen oder können? Angestrebt wird dabei ein abteilungsübergreifender Wissenstransfer.

Wissen sollte immer dazu beitragen, die eigene Wertschöpfung zu optimieren, wie kann durch die Wissensnutzung also z.B. der produktive Output erhöht und der Ressourcenverbrauch reduziert werden?

Wissen muss (auch für mehrere Mitarbeiter-Generationen) gesichert und gegebenenfalls aktualisiert werden. Auch der Schutz vor Datenverlust oder externen Angriffen spielen eine wichtige Rolle.

Durch Tracking wird die Qualität und der Zielerreichungsgrad des Wissensmanagements evaluiert. Idealerweise fließen diese (neuen) Erkenntnisse in den Baustein Wissensziele ein.

Der Unterschied zwischen Wissensmanagement und Informationsmanagement

Information und Wissen sind eindeutig aufeinander angewiesen, schließlich ist es nur durch Information möglich, neues Wissen zu erwerben und zu lernen. Dabei sind sowohl Informations- und Wissensmanagement unerlässlich für das Bestehen und den Erfolg eines Unternehmens, es gibt jedoch große Unterschiede zwischen den beiden Strategien: Verfügt ein Unternehmen über ein funktionierendes Informationsmanagement, wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter auf die vorhandenen, erfassbaren Informationen zugreifen können, wobei es vor allem um Auskünfte geht, die in Form von Fakten vorliegen. Daher beschäftigt sich das Informationsmanagement mit der Frage “Know What”?
Wissensmanagement hingegen geht über die Bereitstellung der notwendigen Dokumente hinaus, da damit eine Plattform geschaffen wird, die Anwendern die Kontaktaufnahme und Kollaboration mit den richtigen Tools und Personen ermöglicht. Wenn es beispielsweise Probleme bei der Eingabe in einer Exel-Tabelle gibt, die von einem anderen Mitarbeiter erstellt wurde, muss ohne zusätzlichen Aufwand ersichtlich sein, wer die Tabelle auf welcher Basis erstellt hat. Während Informationsmanagement z.B. Kontaktdaten und Formeln für die Berechnung bereitstellt, liefert ein strukturiertes Wissensmanagement zusätzlich das notwendige Handlungswissen, um die hinterlegten Formeln selbstständig und korrekt anzuwenden. Alternativ kann der aktuell Verantwortliche unmittelbar kontaktiert werden. Somit geht das Wissensmanagement der Frage “Know Why”? nach und stellt sicher, dass Mitarbeiter Wissen umsetzen können.

Wissensmanagement

Implizites vs. Explizites Wissen

Die Zielsetzungen praktischen Wissensmanagements übersteigen demnach deutlich die reine Versorgung mit Informationen, da Mitarbeiter lernend Qualitäten und Fähigkeiten entwickeln sollen, um diese wertschöpfend einsetzen zu können.

Dabei lassen sich zwei Formen von Wissen unterscheiden: implizites und explizites Wissen.

Implizites Wissen kann nicht in eine kodifizierbare Form gebracht werden, da es sich einer sprachlichen Beschreibung entzieht und nur als Können und Erfahrung in den Köpfen der Mitarbeiter besteht und somit schwer greifbar ist – obwohl es den weitaus größeren Anteil am Unternehmenswissen ausmacht. Explizites Wissen dagegen kann leicht beschrieben und in Form von schriftlichen Arbeitsanweisungen, Berichten oder Zeichnungen festgehalten werden.

Ein simples Beispiel: Der Vorgang des Aufpumpens eines Fahrradreifens kann in einer Dokumentation oder Anleitung abgebildet werden, für das Erlernen von Fahrradfahren gibt es allerdings keine Dokumentation, da dieses Wissen erst durch die eigene Erfahrung entsteht.

Die Aufgabe erfolgreichen Wissensmanagements ist es also, implizites Wissen in explizites, verfügbares Wissen umzuwandeln.

Welche Vorteile bietet Wissensmanagement?

Durch erfolgreiches Wissensmanagement profitieren Sie von vielfältigen Vorteilen:

Förderung von Kollektivwissen

Gutes Wissensmanagement gewährleistet, dass Individualwissen ausfindig gemacht, dokumentiert und verteilt wird – schließlich schlummert in Ihren Mitarbeitern jede Menge Expertenwissen, was Ihr Unternehmen signifikant vorbringen könnte, wenn es allen zur Verfügung stände.

Wissenstransfer zwischen Abteilungen und Standorten

Neben der Einführung einer zentralen Wissensplattform, stehen wachsende Unternehmen dabei vor der Aufgabe, die zunehmende Anzahl an Mitarbeitern, Abteilungen und Standorten zu koordinieren. Fehlt hierbei ein zentrales Wissensmanagement, das allen Beteiligten als Basis dient, wird riskiert, dass eigene Prozesse und Abläufe entwickelt werden. Dies kann zu großen Missverständnissen und Problemen führen, indem z.B. normkonforme Prozesse aufgeweicht oder schlimmstenfalls versehentlich vergessen werden und somit der Workflow gefährdet wird.
Daher ist ein einheitliches Wissensmanagement unabdingbar, damit alle Akteure darauf zurückgreifen können und ihre eigenen Vorgänge mit dem Firmenstandard vergleichen können, sodass gleichzeitig die Selbstständigkeit als auch die Einhaltung von wichtigen Prozessen unternehmensweit garantiert wird. Schließlich können alle Mitarbeiter, Abteilungen und Standorte ihr Wissen miteinander teilen, voneinander lernen und zum Unternehmenserfolg beitragen.

Vermehrte Weiterbildung

Wird Wissen zentral organisiert und ansprechend aufbereitet, werden sich Ihre Mitarbeiter dazu eingeladen fühlen, sich eigenverantwortlich in neue Wissensgebiete einzuarbeiten. So qualifizieren diese sich weiter und Ihr Unternehmen erhält Zugriff auf neue Kompetenzen, was Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft.

Sicherheit trotz Mitarbeiterwechsel

Im Hinblick auf die Fluktuationsrate, gefährdet man ohne ein erfolgreiches Wissensmanagement, dass das wichtige Expertenwissen bei einem Mitarbeiterwechsel abwandert, wodurch Prozesse verzögert werden können.
Mit den richtigen Wissensmanagement-Tools hingegen wird der Verlust abgeschwächt, da das Wissen der Mitarbeiter abgespeichert wurde und ggf. wieder abgerufen werden kann, sodass wichtige Informationen und Abläufe nicht verloren gehen und für Nachfolger leichter reproduzierbar sind. So können mögliche Ausfallkosten im Unternehmen minimiert werden.

Wissen ortsunabhängig organisieren

Ein ausschlaggebender Vorteil ist, dass notwendige Informationen den Mitarbeitern schneller zur Verfügung stehen und bei digitalem Wissensmanagement jederzeit sowie von überall abgerufen werden können. Dies erweist sich besonders für Unternehmen, die über verschiedene Standorte verfügen oder Home-Office anbieten, als hilfreich. Egal ob langjährige Führungskraft oder neuer Mitarbeiter, egal ob aus dem Büro oder Home-Office – allen Mitarbeitern wird ortsunabhängig und sicher Zugang zu unternehmensspezifischem Wissen gegeben. Und das, ohne Informationen umständlich zusammensuchen zu müssen.

Effizienz steigern

Egal ob tätigkeitsspezifische Fragen wie Unternehmensabläufe, Produktfragen oder einfach die Bedienung des neuen Computers – ständig verbringen Mitarbeiter viel Zeit mit der aufwändigen Suche nach Informationen, sei es in den eigenen Unterlagen, bei Kollegen oder im Internet. Dies hat zur Folge, dass die Effizienz sinkt.
Ein strukturiertes Wissensmanagement minimiert nicht nur den Aufwand der Recherche, sondern verhindert das Risiko fehlerhafter Informationen, indem Mitarbeiter durch eine einfache Suche in der Unternehmens-Wissensplattform alle Antworten schnell und in einer angemessenen Form finden können. Dabei werden vor allem Doppelarbeiten vermieden, da einmal gefundene Antworten für alle verfügbar am selben Ort dokumentiert werden, anstatt dass unterschiedliche Mitarbeiter parallel nach bestimmten Lösungen suchen müssen. So wird mehr Sicherheit und ein effizienterer Arbeitsalltag gewährleistet.

Innovation beschleunigen

Mitarbeiter sehen sich mit einer immer größer werdenden Anzahl an Anwendungen, Bedingungen und Prozessen konfrontiert, die sich auch innerhalb einer Branche stetig verändern. Wichtig ist, dass diese schnellstmöglich im Unternehmen umgesetzt werden – dies ist ohne Wissensmanagement jedoch eine große Herausforderung, da oft etliche Briefings und Meetings mit den Mitarbeitern notwendig sind, um sie über die Änderungen zu unterrichten.
Mit einer zentralen Wissensquelle treten solche Probleme deutlich seltener auf, da das Wissen innerhalb des Systems leicht "aktualisiert" und Abläufe geordnet dargestellt werden können. Viel mehr behalten Mitarbeiter auch bei spontanen Änderungen immer den Überblick und riskieren es nicht, den Prozess auf die veraltete Weise umzusetzen. So gewährleisten Sie als Unternehmen nicht nur den Wissenserwerb, sondern auch die Wissensentwicklung.

Mitarbeiter-Onboarding erleichtern

Ohne ein effektives Wissensmanagement sind neue Mitarbeiter vollkommen auf ihre Kollegen angewiesen, wodurch diese meist stark beansprucht werden. Dabei stellt sich die Einarbeitung als besonders schwierig heraus, wenn die neue Stelle nicht frühzeitig neu besetzt werden konnte und die neue Arbeitskraft sich das gesamte erforderliche Wissen selbstständig und somit mühsam erarbeiten muss.
Wissensmanagement bietet hier einen immensen Mehrwert, da die neuen Mitarbeiter auf eine zentrale Datenbank zurückgreifen können und z.B. über eine zielgerichtete Suche alle wichtigen Informationen nachlesen können oder mittels Erklärvideos geschult werden. Kollegen müssen nicht mehr alle Grundlagen erklären, sondern können auf entsprechende Inhalte verweisen und somit Ressourcen einsparen.
Wissen bleibt demnach für Nachfolger erhalten und es steigert sich sowohl die Qualität und auch die Geschwindigkeit des Onboardings. Gleichzeitig sinkt die Unsicherheit nach der Einarbeitung, was zu einem verstärkten Employee Enablement führt.

Wissensmanagement mit datango

Sie möchten Ihr gesamtes Unternehmenswissen ressourcenschonend speichern und eine ideale Wissensverteilung sowie Wissensentwicklung sicherstellen? Nutzen Sie die datango Wissensmanagement Tools und setzen Sie auf digitales Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen.

datango bietet drei verschiedene Tools an:

Autoren-Tool und Software für eine zuverlässige Dokumentation

Unser datango creator bietet Ihnen eine optimale Autoren- und Dokumentationslösung, mit der Sie in Sekundenschnelle und kinderleicht individuellen E-Learning Content erstellen und an unterschiedliche Anforderungen anpassen können. So können Sie sich auf eine professionelle Dokumentation verlassen, die Ihre Mitarbeiter zuverlässig und effektiv schult. Dabei ist der creator beispielsweise mit globalen Anwendungen (MS Office) und ERP-Systemen (SAP, Oracle), branchenspezifischen Anwendungen (Krankenhausinformationssysteme wie ORBIT oder Bau- und Baustellensoftwares wie RIB und 123erfasst) wie auch Eigenentwicklungen kompatibel.

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Content Management, Autorenkooperation und Autorenkoordination

Bei dem datango collaborator handelt es sich um eine multi-User getriebene, datenbankgestützte Arbeitsumgebung, die sowohl die Entwicklung Ihrer Lerninhalte als auch deren Bereitstellungszyklus unterstützt. Diese zentrale Plattform stellt digitale Lerninhalte zur Verfügung und dient als Schnittstelle zwischen Autoren, Bildungsreferenten und Wissensmanagern und koordiniert sowie organisiert deren Zusammenarbeit. So bleiben alle Schulungsinhalte aktuell, übersichtlich und effizient.
Der collaborator beinhaltet die datango academy, unsere Basis Learning Management System Komponente, mit der Sie den Lernenden Inhalte verpflichtend zur Verfügung stellen, z.B. in Form von Kursen. Durch vordefinierte Lernpfade können Sie die Learning Experience Ihrer Mitarbeiter steuern und weiterführende Inhalte nach Abschluss vorheriger Kapitel freischalten. In Kombination mit den datango journeys schaffen Sie so eine abwechslungsreiche Reise durch Ihre Lernwelten.

Eine weitere Komponente des collaborators ist der datango analyzer, unser Reporting Tool für Mitarbeiterperformance und Schwachstellenanalyse. Er liefert Ihnen zum einem anonyme oder Lerner-bezogene Auswertungen der Kurse, zum anderen können Sie aber auch den Lernfortschritt und das Lernverhalten überprüfen.
Sammeln Sie (anonymisierte) Daten und Ergebnisse zur Lerneffizienz und lassen Sie die Erkenntnisse in Ihr Wissensmanagement einfließen.

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Live-Hilfe

datango live! unterstützt Ihre Mitarbeiter direkt in den jeweiligen Arbeitsprozessen und erkennt die genutzte Applikation automatisch. Die Bedienung erfolgt intuitiv und bietet immer die Möglichkeit zwischen dem echten Prozess sowie Demo- / Übungs- / Trainingsmodus zu wechseln. Mit unserer kontextsensitiven Live-Hilfe stellen Sie sicher, dass die von Ihnen erstellen Schulungsunterlagen von Ihren Mitarbeitern auch wirklich verstanden und genutzt werden, indem Sie im „Moment-of-Need“ das erforderliche Knowhow vermitteln und die Anwender individuell und in genau der gewünschten Intensität in ihrer täglichen Arbeit unterstützen.

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Verbessern Sie Ihr Wissensmanagement mit datango!

Wissen ist ein zentraler Erfolgsfaktor und eine der wertvollsten Ressourcen von Unternehmen, und es ist unabdingbar, sorgsam mit diesem Rohstoff umzugehen. Als Unternehmen ist es daher wichtig, die richtigen Strukturen und Voraussetzungen zu schaffen, um implizites Wissen erfolgreich in explizites Wissen umzuwandeln und die Weitergabe zwischen Mitarbeitern und verschiedenen Abteilungen zu ermöglichen. datango ist hierbei die Software, die Sie ideal dabei unterstützen kann und Ihnen durch gelungenes Wissensmanagement auf vielen Ebenen vielfältige Vorteile bietet: vom besseren Betriebsklima über mehr Kundenzufriedenheit bis hin zur optimierten internen sowie externen Kommunikation. datango: Der Einsatz von Wissensmanagement im Unternehmen.

Mit datango verbessern Sie sowohl die Flexibilität als auch die Sicherheit Ihres Unternehmens gegenüber inneren und äußeren Herausforderungen und tragen maßgeblich dazu bei, Ihre Unternehmensziele zu erreichen.
Wir beraten Sie umfangreich, welche Möglichkeiten Sie haben. Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf!