Mitarbeiterakzeptanz mit Software Rollout Tool steigern - zum gelungenen Wissensmanagement!

Sie brauchen fundierte Unterstützung hinsichtlich der Wissenskonservierung, da ein Software Rollout mit komplettem Austausch alter Computersysteme oder Programme gegen neue Hardware und Software in Ihrem Unternehmen bevorsteht? Dann ist es an der Zeit, sich über ein gutes Wissensmanagement Gedanken zu machen! Wir geben einen kurzen Überblick, was gutes Wissensmanagement ist und wie Ihnen ein gutes Software Rollout gelingt!

Wissensmanagement ist ein zusammenfassender Begriff für alle strategischen bzw. operativen Tätigkeiten und Managementaufgaben, die auf den bestmöglichen Umgang mit Wissen abzielen. Dazu zählen auch interne Schulungen, die das Wissen der Mitarbeitenden unter Verwendung Ihres internen Wissens stärken.

Wir von datango wissen: Ein gutes Wissensmanagement ist essentiell für Unternehmen, die wachsen wollen. Ein gelungenes Software-Rollout zur Einführung neuer Programme stellt einen Prozess von der Planung über die Nutzerschulung bis hin zum Support dar. Gerade die Schulungen sind oft ein großes Hindernis, denn die Mitarbeiterakzeptanz in Software-Rollouts ist nicht automatisch gegeben. Dem müssen sich viele Unternehmen stellen, wenn eine neue Software eingeführt wird.

Eine gute Rollout Management Software kann Abhilfe schaffen. Die Inakzeptanz der Mitarbeiter stellt ein Unternehmen und deren Mitarbeiter vor große Herausforderungen. Ein Software-Rollout innerhalb einer notwendigen Digitalisierungsstrategie muss von Anfang an gut geplant und strukturiert sein. Insbesondere bei Schulungen im E-Leraning Bereich. Denn fest steht: Ein gelungenes Software-Rollout steht und fällt mit der Endanwenderakzeptanz!

Wie funktioniert ein effizientes Wissensmanagement?

Um ein Software-Rollout effektiv zu gestalten, lohnt sich ein fundiertes Wissensmanagement. Denn gezieltes Wissensmanagement steigert nicht nur den Erfolg und die Effizienz Ihrer Prozesse, es stellt Sie auch in allen Unternehmensbereichen stärker auf.


Hindernisse, die eine leichte Umsetzung von Digitalisierungsstrategien ermöglichen, sind zum Beispiel:

  • Fehlende strategisch definierte Vorgehensweise des Projektes, um allen Auswirkungen gerecht zu werden.
  • Fehlende Budgets
  • Angst vor Sicherheitsrisiken
  • Unzureichende Schulungen/Weiterbildungen
  • Mangel an professionellen Ressourcen

Wissensmanagement basiert auf verschiedenen Säulen. Die Kernaussagen vom Wissensmanagement lassen sich in wenigen Punkten zusammenfassen:

Zunächst einmal ist die Wissenskonservierung von hoher Bedeutung. Das meint, vorhandenes Wissen zu erfassen, zu dokumentieren und zu managen. Es muss also ein Software-Rollout Tool geben, in dem das Unternehmenswissen gespeichert werden kann und das jederzeit auf Abruf bereitsteht.

Durch die richtige Lernplattform gelingt dann auf leichte und strukturierte Weise ein Wissenstransfer. Das richtige Wissen zur Verfügung zu stellen ist eine Sache der Organisation. Ein einfacher Zugriff erleichtert hierbei oft komplizierte Wege. Mitarbeitende des Unternehmens sollten unabhängig von Zeit und Ort einfachen Zugriff zu dem Wissen erhalten, auch übergreifend zwischen verschiedenen Abteilungen oder Standorten.

Weiterhin muss beachtet werden, dass eine neue Wissensgewinnung bestmöglich gelingt, wenn Mitarbeiter nachhaltig an das neue Wissen herangeführt werden. Das bedeutet, dass Wissen immer verständlich vermittelt werden muss. Es muss an den Kenntnisstand und den Lernfortschritt eines Lernenden angepasst werden. Nur so entsteht ein erfolgreicher Lernfortschritt.

Schlussendlich muss es eine fundierte Strategie in der Wissensentwicklung geben. Planung ist hier enorm wichtig.  Gemeinsames Entwickeln von Wissen mit innovativen Lösungsansätzen ist bestenfalls die resultierende Konsequenz.

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In der Praxis kommt es allerdings oft zu folgendem Problem: Es mangelt häufig an Akzeptanz der Mitarbeitenden bei Software Rollouts. Die Gründe dafür sind vielfältig. Eine Analyse, warum Mitarbeitete demotiviert sind, lohnt sich. So kann man die Ursache finden und bestenfalls entgegenwirken.

Die Macht der Gewohnheit spielt eine große Rolle. Mitarbeitende haben ihre eigenen Abläufe, Routinen und Arbeitsweisen. Werden diese Unterbrochen oder werden sie gezwungen, neue Wege einzuschlagen, dann besteht wenig Begeisterung. Prozesse, die neu erlernt werden müssen, fordern eine Umgewöhnung. Und dazu hat – salopp gesagt – niemand Lust. Wissensvermittlung muss daher so attraktiv wie möglich gestaltet werden und im besten Falle sogar Spaß machen.

Auch Existenzkrisen entsteht oft im Zusammenhang mit Weiterbildungen, da Mitarbeiter durch technischen Fortschritt möglicherweise überflüssig werden. Hier liegt es im Unternehmen selbst, mit einer solchen Situation bestmöglich umzugehen, damit kein Frust und keine Demotivation aufkommen.

Schlussendlich spielt auch die Angst vor dem Unbekannten eine Rolle, warum Mitarbeitende eine Schulung nicht akzeptieren wollen.

Schlussendlich spielt der Teamgeist auch in einer Schulung eine entscheidende Rolle. Ist der Großteil des Unternehmens an den Schulungen interessiert, dann werden die anderen schnell mitgerissen. Die Beteiligten sollten also von dem überzeugt sein, was sie erarbeiten. Dafür sollten sie aktiv mit eingebunden werden.

Gelungenes Software-Rollout: Was man gegen Inakzeptanz bei Mitarbeitern tun kann

Für jedes Problem gibt es eine Lösung. Die Akzeptanz bei Mitarbeitern ist meist schon durch wenige kleine Umstellungen erstaunlich hoch. Zunächst: Sobald Sie wissen, dass ein Software-Rollout bevorsteht, sollten Sie dieses gut planen und vorbereiten und vor allem kommunizieren! Das bedeutet, dass Sie keine Ad-hoc Umstellung machen sollten, sondern alles Step-by-Step umsetzen sollten und Mitarbeitende im Idealfall rechtzeitig auf ein bevorstehendes Rollout vorbereiten.

Auch hat es sich bewährt, ein persönliches Gespräch mit den Mitarbeitenden zu führen. Das sorgt für ein gutes Gefühl, gibt Sicherheit und gestaltet den Prozess persönlicher. Intensive Trainings- und Schulungsmaßnahmen im Blended Learning Konzept schon vor der Einführung nehmen Unsicherheiten und verkürzen die Einarbeitungsphase.

Wenn Endanwender sich beobachtet fühlen, dann hebt es den Lernprozess. Lassen Sie den Mitarbeitenden genug Zeit, sich mit den Schulungen vertraut zu machen. Ohne Beobachtung!

Ein weiterer Ansatz ist das vorab Testen zur Anwenderfreundlichkeit. Prozesse sollten möglichst simpel und intuitiv verständlich sein. Eine Möglichkeit wäre, Testgruppen einzuführen, die die Anwendung eines Kurses vorher prüft.

Zu einer gelungenen Wissensvermittlung zählt außerdem ein guter Ansprechpartner innerhalb des Unternehmens, der im Zweifel für Fragen zur Verfügung steht. Das inkludiert auch ein gutes Management, um eine strukturelle und unternehmenskulturelle Veränderung zu erzeugen.

Was sonst noch hilfreich ist:


Schnelles On-Boarding

Neue MitarbeiterInnen bekommen gezielt Kurse zugewiesen und können dadurch schnell in Prozesse und Vorgehensweisen eingearbeitet werden.

Entlastung des Help Desk

Schnelles Auffinden von Wissen und ein leichter Zugriff auf Antworten (besonders im IT-Bereich) wird durch das Help-Desk ermöglicht. Mitarbeitende werden entlastet und können sich besser auf den Job konzentrieren.

Schnelle Verfügbarkeit von Informationen

Mitarbeitende aus verschiedenen Bereichen erhalten durch ein strukturiertes Wissensmanagement schnellen Zugriff auf Informationen aus eigenen oder anderen Bereichen.

Innovation

Zugriff auf Wissen unterstützt das Erlangen neuer Kompetenzen. Kompetenzerweiterung fördern den Innovationsgedanken Ihres Unternehmens, z.B. durch eine Verbesserung Ihres Produktes und die damit verbundene Steigerung Ihrer Wettbewerbsfähigkeit.

Geringe Opportunitätskosten

Mitarbeitende können selbstständig auf Wissen zugreifen um Probleme zu lösen. Auf diese Weise suchen sie sich keine Hilfe in anderen Abteilungen und werden somit auch nicht vom Tagesgeschäft abgelenkt.

Wir von datango wissen, welche Herausforderungen ein gelungenes Software-Rollout mit sich bringt. Deswegen stehen wir unseren Kunden in allen Problemen und Fragen zur Seite. Sie planen ein Software-Rollout? Dann nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf:

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